Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website, bei Anfragen und bei der Nutzung unseres Mandanten-Portals verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

TAXOM, Inhaber Umed Komasch
Schlaraffiastraße 1A, 44867 Bochum
Telefon: 02327 6069770
E-Mail: info@taxom.nrw

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz wende dich direkt an die oben genannte Adresse.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung dieser Website, die Beantwortung von Anfragen oder die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse). Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Diese Website und unser Mandanten-Portal nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile deines Browsers.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, auf Servern in Deutschland gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website. Die Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diesen Zweck erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies, Schriften und externe Inhalte

Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Tools, keine Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins. Die verwendeten Schriften sind direkt in die Website eingebunden; es wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern aufgebaut. Zu den technisch notwendigen Cookies im Mandanten-Portal siehe Abschnitt 8.

6. Kontaktformular

Wenn du uns über das Kontaktformular eine Anfrage sendest, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) sowie den Zeitpunkt der Anfrage, um dich zu kontaktieren und dir ein Angebot zu machen. Die Angaben werden über den Mailserver unseres Hosters STRATO per E-Mail an unser Postfach übermittelt. Ein verstecktes Zusatzfeld dient ausschließlich dem Schutz vor automatisierten Spam-Einträgen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da deine Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne sie können wir deine Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein Vertrag zustande kommt, spätestens nach sechs Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder telefonisch kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt des Anliegens) zur Bearbeitung deines Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Für die Speicherdauer gilt Abschnitt 6 entsprechend; geschäftliche Korrespondenz bewahren wir im Rahmen der gesetzlichen Fristen auf.

8. Mandanten-Portal (Mitarbeiter an- und abmelden)

Über das Mandanten-Portal melden unsere Mandanten Beschäftigte für die Lohnabrechnung an und ab. Die Formulare werden über unsere eigene Nextcloud-Instanz unter cloud.taxom.nrw bereitgestellt. Diese wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, auf Servern in Deutschland betrieben; mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Beim Aufruf der Formulare setzt die Nextcloud technisch notwendige Cookies (z. B. Sitzungs- und Sicherheits-Cookies), die für den Betrieb erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logfiles entstehen dort wie in Abschnitt 4 beschrieben.

Verarbeitete Daten: Angaben zum Arbeitgeber (Firmenname, E-Mail-Adresse für Rückfragen) sowie zu den Beschäftigten, insbesondere Name, Geburtsname, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Beschäftigungs- und Vergütungsdaten, Bankverbindung, Austrittsdatum und -grund sowie hochgeladene Unterlagen.

Zweck und Weiterleitung: Die Angaben dienen ausschließlich der Durchführung der Lohnabrechnung und der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen (z. B. an Sozialversicherungsträger und Finanzverwaltung). Nach dem Absenden wird der ausgefüllte Fragebogen automatisch per E-Mail an die zuständige Mitarbeiterin bei TAXOM weitergeleitet; die E-Mail wird über den Mailserver unseres Hosters STRATO innerhalb unserer eigenen Postfächer versendet. An die angegebene E-Mail-Adresse des Arbeitgebers senden wir eine Eingangsbestätigung, die keine sensiblen Daten der Beschäftigten enthält.

Rollen und Rechtsgrundlage: Für die Daten der Beschäftigten ist der jeweilige Arbeitgeber Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des mit ihm geschlossenen Vertrags. Die Verarbeitung durch den Arbeitgeber beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, für die Konfession (Kirchensteuer) als besondere Kategorie personenbezogener Daten auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Die Arbeitgeberdaten verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Lohnabrechnung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach § 147 AO und § 257 HGB) entgegenstehen.

9. Verarbeitung im Rahmen der Mandatsbeziehung

Daten, die wir im Rahmen der Buchführung und Lohnabrechnung für unsere Mandanten verarbeiten, unterliegen gesonderten Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Verarbeitung setzen wir Fachsoftware ein (DATEV eG, Nürnberg, und Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Rosenheim), mit deren Anbietern ebenfalls Verträge zur Auftragsverarbeitung bestehen. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen speichern wir für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

10. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind neben uns nur unsere oben genannten Auftragsverarbeiter (STRATO, Hetzner, DATEV, Agenda) sowie – im Rahmen der Lohnabrechnung und im Auftrag des Arbeitgebers – öffentliche Stellen wie Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet nicht statt.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein.

12. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der dich betreffenden personenbezogenen Daten: Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Soweit Beschäftigte ihre Rechte bezüglich der Daten im Mandanten-Portal geltend machen, leiten wir die Anfrage an den jeweiligen Arbeitgeber als Verantwortlichen weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@taxom.nrw genügt.

Beschwerderecht: Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026