Belege digital erfassen: So läuft es in der Gastronomie ohne Papierstapel
Lieferschein vom Getränkehändler, Kassenbon vom Großmarkt, die Rechnung vom Spülmaschinen-Notdienst: In der Gastronomie entstehen Belege den ganzen Tag über, an vielen Stellen und in vielen Händen. Wer sie erst am Monatsende sortiert, verliert Zeit – und meistens auch ein paar Belege.
Warum der Schuhkarton nicht funktioniert
Das Problem am Sammeln ist nicht das Sammeln, sondern das Erinnern. Vier Wochen später weiß niemand mehr, ob die Barzahlung beim Großmarkt aus der Kasse oder aus der eigenen Tasche kam, ob der Lieferschein zu einer Rechnung gehört, die schon per Mail kam, oder ob das Thermopapier des Bons überhaupt noch lesbar ist. Jeder dieser Fälle kostet eine Rückfrage – und Rückfragen kosten dich Zeit im Betrieb.
Der Ablauf, der sich bei uns bewährt hat
- Ein Erfassungsweg pro Belegtyp. Papierbelege werden am Tag des Kaufs mit der Belege-App fotografiert – am besten direkt an der Kasse oder im Büro, bevor sie in eine Schürzentasche wandern. E-Mail-Rechnungen leitest du an eine feste Adresse weiter oder wir holen sie automatisch aus den Lieferantenportalen.
- Ein Ort für alles. Ob DATEV Unternehmen online oder Agenda: Alle Belege landen an einer Stelle, mit Datum, Betrag und Lieferant. Du siehst dort jederzeit, was schon da ist – und was fehlt.
- Bar oder Bank, sofort markieren. Wer bar bezahlt hat, notiert es beim Fotografieren mit einem Wort. Das spart den häufigsten Abstimmungsfall zwischen Kasse und Bank.
- Feste Verantwortlichkeit. Eine Person im Betrieb ist für Belege zuständig. Nicht drei, nicht „wer gerade da ist". Das klingt streng, ist aber der Punkt, an dem es in den meisten Betrieben hakt.
Aus der PraxisEin Restaurant mit 40 Plätzen produziert im Schnitt 120 bis 180 Belege im Monat. Mit App-Erfassung am Tag des Kaufs liegt die Quote fehlender oder unleserlicher Belege bei uns unter zwei Prozent. Ohne: deutlich zweistellig.
Was du dafür brauchst
- Ein Smartphone mit der Belege-App deines Systems – wir richten sie mit dir zusammen ein
- Eine feste E-Mail-Adresse für Lieferantenrechnungen
- Zehn Minuten am Ende jeder Schicht für die Papierbelege
Mehr ist es nicht. Der Rest – Prüfen, Kontieren, Buchen, Abstimmen mit Bank und Kasse – ist unsere Arbeit.
Bereit, die Belege loszuwerden? Legen wir los.
Schreib uns kurz, was du machst und wie viele Belege und Mitarbeitende monatlich anfallen. Du bekommst innerhalb eines Werktags ein konkretes Angebot.
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