Kassenabschluss und Z-Bon: Was jeden Abend in die Buchhaltung gehört

Der Kassenabschluss am Abend ist die Stelle, an der Buchhaltung und Betrieb sich täglich treffen. Wenn hier eine Routine sitzt, ist der Rest des Monats einfach. Wenn nicht, holen wir uns das jeden Monat zurück – mit Rückfragen, die niemand mag.

Die Unterlagen, die zum Tagesabschluss gehören

• Der Z-Bon (Tagesendsummenbon) aus dem Kassensystem, einmal pro Kasse und Tag, fortlaufend nummeriert
• Das Zählprotokoll, wenn ihr den Bargeldbestand zählt: Was war in der Kasse, was wurde entnommen, was bleibt als Wechselgeld
• Belege für Barausgaben aus der Kasse – Trinkgeldauszahlung, Kleineinkäufe, Auszahlungen an Lieferanten
• Kartenzahlungs-Abschluss des Terminals, damit Kartenumsätze und Kassenumsätze zusammenpassen

Die vier Fehler, die wir am häufigsten sehen

1. Entnahmen ohne Beleg. Der Chef nimmt 200 Euro aus der Kasse, um beim Großmarkt zu zahlen, und der Bon landet im Auto. Am Abend fehlt Geld, das niemand erklären kann.
2. Trinkgeld ohne System. Trinkgeld, das über die Karte gezahlt wird, ist im Kassenumsatz enthalten und muss bei der Auszahlung an das Team dokumentiert werden. Ohne Notiz sieht das wie ein Kassenfehlbetrag aus.
3. Z-Bon vergessen. Eine Lücke in der Nummernfolge ist später nicht zu reparieren. Der Abschluss gehört zum Schichtende wie das Abschließen der Tür.
4. Privat und Betrieb vermischt. Wechselgeld aus der eigenen Tasche aufgefüllt, ohne es aufzuschreiben – das produziert Differenzen, die Wochen später niemand mehr nachvollziehen kann.

Warum uns das so wichtig ist

Die Kasse ist in der Gastronomie der Bereich mit den strengsten Aufzeichnungspflichten. Ein sauberer Tagesabschluss ist deshalb kein Extra, sondern die Grundlage dafür, dass deine Zahlen belastbar sind. Wir prüfen die Kassenunterlagen bei jedem Buchungslauf auf Vollständigkeit und Nummernfolge – und melden uns sofort, wenn etwas fehlt, nicht erst am Monatsende.